Jak kontrolovat záznamy před zasláním
Na co je třeba dávat pozor
Na vzorku zaslaných záznamů se ne vždy projeví, že knihovna zapisuje některé údaje jinak, než je předepsáno. Ne všechno můžou zachytit kontrolní programy, takže bohužel do báze občas projdou i dost nekorektní záznamy. Na této stránce bychom chtěli soustředit zkušenosti správců SKC - jaké problémy se již vyskytly a na co si mají dodavatelé dat dát pozor. Jen málokterá knihovna používá výhradně povolený sortiment polí a podpolí přesně tak, jak předepisují pravidla, téměř všude jsou lokální odchylky, takže bude asi obvyklé, že knihovna záznamy před zasláním do SKC programem trochu upravuje. Do těchto programů by mohly být zapracovány dle potřeby i následující úpravy.
- povolená pole a podpole
- označování znaků vyřazených z řazení
- autoritní záhlaví a číslo autority
- vložená pole Unimarc (blok 4XX)
- identifikační čísla a link do lokální báze
- podnázev versus název části - rizika konverze a nesprávného mergování
- správný zápis návěští a polí s kódovanými údaji
- vnitřní duplicity pole 001 a duplicita sigly v poli 910
- cizí sigly v poli 910
Pokud je knihovna vlastníkem programu MarcMan Standard, může si záznamy ještě před odesláním zkontrolovat pomocí kontrolního programu s pravidly používanými pro předimportní kontroly v SKC (jsou k dispozici ke stažení).
V zasílaných záznamech mohou být obsažena numerická pole MARC21/UNIMARC, národní pole bloku 9XX a jediné písmenné pole návěští - LDR (u některých systémů bývá označeno jako 000 nebo lab). Lokální pole 9XX by zasílána být neměla, ale kontrolní program takové záznamy neodmítne, pouze jsou tato pole při dalším zpracování odstraněna. Z podpolí jsou přípustná pouze řádná podpole MARC21/UNIMARC/9XX a schválené národní odchylky. Záznam není do SKC přijat také v případě, že chybí povinné pole/podpole podle standardu pro minimální záznam. Dbejte zejména na správnost vyplňování údajů v poli 910.
Více viz Předimportní kontroly.
Poznámka: pole 956 (link na obsah TOC), které si může knihovna stáhnout v záznamu z báze NKC či SKC, není do SKC přijímáno, ale nezpůsobí odmítnutí záznamu, pokud ho knihovna v zasílaných záznamech ponechá.
Označování znaků vyřazených z řazení (gramatické členy)
Z řazení by měly být vylučovány pouze gramatické členy. Používá se jen u selekčních údajů pro rejstříky, tj. je nežádoucí takto označovat členy např. u podnázvu.
UNIMARC:
Používají se dvojité špičaté závorky << >>, v nichž by měl být obsažen člen i případná mezera za ním.
Alternativně jsou přípustné standardní oddělovače - ł , ë.
Pokud systém používá jiné znaky, je třeba je na exportu převést na << >>, protože jinak nedojde ke správné konverzi do MARC21 a znaky se z řazení nevyloučí.
MARC21:
Standardní je používání příslušného indikátoru (obvykle druhý), kde se uvádí počet znaků vyloučených z řazení. V polích, kde tato možnost není (druhý indikátor je obsazený nebo se nepoužívá), se výjimečně může použít zápis jako v UNIMARCu (např. u jména autora <<ze >>Žerotína), v jiných situacích (např. v poli 246) se člen vypouští.
Alternativou je způsob používaný v UNIMARCu, tedy << >>.
Identifikační čísla a link do lokální báze
Identifikační čísla záznamu v poli 001 by měla být (ve vlastním zájmu knihovny) jedinečná a neměnná.
Toto číslo se přenáší do podpole 910x a slouží k identifikaci záznamu v lokální bázi a ve většině případů i k vytvoření propojení na lokální záznam. Pokud knihovna změní systém, často změní i identifikační čísla a může dojít k tomu, že v původně zaslaných záznamech je identifikační číslo, které již v poli 001 v lokální bázi není. Aby link do báze zůstal zachován a nebylo třeba měnit identifikační čísla v SKC, doporučujeme knihovnám, aby ve své lokální bázi původní identifikační číslo "uschovali" v jiném poli a toto pole indexovali společně s polem 001. Doporučuje se použití standardního pole 920. Rovněž je vhodné do tohoto pole ukládat identifikační čísla zrušených duplicit (které již byly do SKC zaslány a kde by se jinak link do báze ztratil).
Autoritní záhlaví a čísla autority
Záznamy v SKC by zásadně neměly obsahovat čísla lokálních autorit - bohužel to nelze stoprocentně zajistit při zpracování (různé tvary čísel). Knihovny se systémy, které používají lokální čísla autorit, musí na exportu zajistit, aby toto číslo bylo nahrazeno číslem autority národní, pokud existuje, a v ostatních případech odstraněno. Podpole 7, resp. 3, je součástí národní autority personální a korporativní (MARC21 pole 100/110/111. 600/610/611, 700/710/711). U věcných a tzv. názvových autorit (autor-název, unifikovaný název) číslo autority součástí záhlaví z technických důvodů není. Záznamy, u nichž mají záhlaví vazbu na národní autority (s podpolem 7, resp. 3), jsou bodovým ohodnocením zvýhodněny, aby v bázi zůstávaly záznamy kvalitnější. Pokud je věcné heslo (předmět, geografické heslo) "národní autoritou", měl by být v podpoli 2, resp. 9 uveden kód "czenas"; v záznamech MARC21 by měl být navíc použit 2.indikátor 7 (nespecifikované heslo má 2.indikátor 4). Bodově jsou zvýhodňovány nejen záznamy typu "czenas", ale i záznamy, kde je věcná autorita vybírána z některého ze schválených tezaurů (jiný kód v podpoli 2, resp. 9). Více viz Kvalitativní hodnocení záznamů a Kódovník označení věcných autorit.
Vložená pole UNIMARC (blok 4XX)
U vloženého pole musí tag pole obsahovat vždy 5 pozic, tj. nejsou-li přítomné indikátory, musí být nahrazeny znakem ^.
Správný zápis:
$$12001^$$aNázev$$1011^^$$aISSN
Podnázev versus název části - rizika konverze a nesprávného mergování
Do deduplikačních klíčů se z názvových údajů bere název a název části, nikoli "další názvové údaje". (Pokud bychom je brali, nededuplikovalo by se díky knihovnické lidové tvořivosti téměř nic). V situaci, kdy dvě stejnojmenné publikace lišící se podnázvem nerozliší rok vydání ani počet stran, dochází k nesprávnému zmergování. Je proto důležité pokud možno nezaměňovat podnázev a název části. Více viz Deduplikace a mergování a Předimportní kontroly- Vnitřní duplicity
Větší úskalí zde číhá na knihovny používající UNIMARC, kde může navíc dojít k záměně názvu části a podnázvu při konverzi, pokud se použije nesprávné pořadí podpolí.
Konvertor Unimarc-> MARC21 převádí údaje z podpolí pole 200 tak, že předpokládá pořadí h-i-f (jak Unimarc předepisuje, což však leckdy katalogizátoři nedodržují). Předchází-li podpole f podpolím h/i, jsou údaje z podpolí h/i převedeny nesprávně do podpole 245c za příslušnou interpunkci. V těchto případech tedy nevznikne podpole 245n/245p, které je důležité pro tvorbu klíče. I u původně "správně" popsaných záznamů potom může dojít k situaci, kdy se vytvoří nedostatečně rozlišující klíč. Doporučujeme všem pořadí podpolí striktně dodržovat a zpětně v bázi opravit - při konverzi vlastních záznamů do MARC21 pak nepřijdete o důležité selekční údaje.
Duplicity pole 001 a duplicita sigly v poli 910
Knihovna nesmí ve své dávce zaslat stejný záznam 2x a její identifikační čísla by neměla být duplicitní, přesto se tomu tak stávalo a ne vždy byl záznam zachycen jako "vnitřní duplicita". Záznamy v dávce jsou proto před dalším zpracováním kontrolovány na duplicitu obsahu pole 001. Problémy v bázi rovněž způsoboval opakovaný výskyt pole 910 se stejnou siglou v poli 910a (více výskytů pole 910 s různými siglami, standardní situace souborných katalogů, je samozřejmě v pořádku).
Z technických důvodů není v případech, že knihovna porušila tato pravidla, možné vyřadit ze zpracování pouze jednotlivé záznamy, ale dávka musí být odmítnuta celá. Knihovna dostává zprávu od správce SK.
Často se stávalo a bohužel dosud stává, že katalogizátor při stažení cizího záznamu ponechává v poli 910 také siglu cizí knihovny, což uživatele souborného katalogu mate (zvlášť když byl záznam upraven např. na jiné vydání, které původní knihovna vůbec nemá). Abychom tomuto nešvaru učinili přítrž, přikročili jsme k odmítání dávek, kde se tato situace vyskytne. To by mělo knihovnu donutit udělat si v bázi pořádek, nebo alespoň záznamy na exportu upravit.
Pravidlo samozřejmě neplatí pro knihovny dílčích souborných katalogů, kde se sigly neodpovídající jménu zasílaného souboru běžně vyskytují.
