Pravidla pro příjem záznamů

Základní informace pro dodavatele dat

• Je nezbytné striktně dodržovat konvenci pro pojmenování souborů s dávkami záznamů.
  
• Doporučená periodicita posílání dávek z běžného zpracování přírůstků je pro velké knihovny 1x týdně, pro ostatní knihovny 1x - 2x měsíčně. Záznamy z retrokonverze se posílají dle potřeby po dohodě se správcem SK, který musí rozhodnout, jakou váhu mají tyto záznamy dostat.
• Zasílající instituce umístí soubor se záznamy do přiděleného adresáře na ftp serveru ftp.nkp.cz (login a heslo přiděluje správce SK). Soubory by neměly obsahovat více než 10.000 záznamů, zároveň pošle na adresu skc@nkp.cz průvodní e-mail o vystavení souboru na ftp serveru (jméno souboru, počet záznamů).
• Není přípustné zasílat v jednom souboru standardní záznamy z běžné produkce (dále jen "standardní") a záznamy z retrokonverze či zběžné katalogizace "přes pult", které mají obvykle horší úroveň zpracování (dále "nestandardní" záznamy). Správce SK obsah souborů namátkově kontroluje, zda záznamy odpovídají váze, která byla knihovně na základě analýzy dat přidělena.
• Na počátku spolupráce knihovna zasílá pouze záznamy monografií (knihy a speciální dokumenty). Na zasílání seriálů je třeba se dohodnout se správcem a před první dávkou zaslat vzorek dat. Monografie i seriály mohou být společně v jedné dávce, zpracovávány však jsou samostatně.
• Pokud knihovna vytváří exportní soubory programem, může se dohodnout se správcem SKC na  zcela automatizovaném zpracování. V tom případě musí zajistit, aby její program umístil správně pojmenovaný soubor do podadresáře auto a poslal e-mailovou průvodní zprávu. Touto cestou je možno zasílat i nestandardní záznamy - zásadně však ve zvláštních dávkách s odpovídajícím pojmenováním (váhu přidělí správce).

• Záznamy, které již do SK byly jednou zaslány (tj. v SK se již nachází záznam této knihovny s tímto identifikačním číslem), budou při běžném zpracování odmítnuty. Pokud chce knihovna zaslat určité záznamy znovu, např. pokud se dalším zpracováním výrazně vylepšily (dosáhnou na vyšší váhu a tudíž mají naději přepsat stávající záznam), musí záznamy poslat ve zvláštním souboru s odpovídajícím pojmenováním. Obdobným  způsobem může dosáhnout připsání signatury, úpravy údajů v poli 910 (kromě podpole x) či "odpisu" své sigly u záznamů dokumentů, které již ve fondu nemá (v 910p musí být uvedeno "ODPIS").  Podrobněji viz Zasílání záznamů k opravě.
• Pokud knihovna změní systém nebo chce nadále posílat záznamy v jiné struktuře/formátu/kódování, musí toto nahlásit správci a před prvním importem zaslat vzorek dat. Je třeba také upozornit na změnu URL pro propojení na lokální záznam.

• Správce SK vede přesnou evidenci dodaných záznamů. Základní statistické údaje o zpracování dávky jsou připisovány do souboru statistiky importů, který je pro každou knihovnu dostupný na adrese http://aleph.nkp.cz/web/skc/sigla/sigla.htm (místo "sigla" je nutno dosadit individuální siglu zapsanou malými písmeny). Příklad: http://aleph.nkp.cz/web/skc/aba100/aba100.htm. Odtud je možno přejít k detailnějším údajům o počtech vyřazených záznamů a získat konkrétní informace o důvodu odmítnutí záznamu.

Dotazy:
Eva Svobodová
Radovan Záhořík