Jak správně postupovat, než začne knihovna digitalizovat dokument
Zkratky a vysvětlivky:
čČNB = číslo ČNB, identifikátor produkce z území ČR, pole 015 MARC21 (020 Unimarc); aby titul toto číslo získal, musí být v bázi ČNB
RD (RD CZ) = registr digitalizace – zde by měla být nahlášena veškerá hotová, probíhající i chystaná digitalizace; u seriálů české provenience by mělo být povinné čČNB a žádoucí ISSN, u ostatního je čČNB a ISBN/ISMN žádoucí; povinné údaje a formát stanoví registr digitalizace
http://www.registrdigitalizace.cz/
SKC = báze Souborného katalogu ČR
http://aleph.nkp.cz/cze/skc
– poskytuje nástroje, jak zde uložit i aktualizovat údaje o realizované nebo plánované digitalizaci, aby se k nim dostal kromě knihovníků i běžný uživatel (pole 911)
- spolupracuje v předávání dat s NKC/ČNB, výhledově by mohl spolupracovat i s RD; obsahuje čČNB převzaté z báze NKC tam, kde je zároveň vlastníkem záznamu NK
ČNB = báze NK ČR, která by měla perspektivně obsahovat všechny dokumenty vydané na území ČR (v každém případě by se do ní mělo dostat vše, co se digitalizuje)
http://aleph.nkp.cz/cze/cnb
- je součástí (logickou bází) fyzické báze NKC, která kromě toho obsahuje katalog knihovny
ISSN = číslo, které přiděluje agentura ISSN; pro VISK7 zatím platí pravidlo, že pro staré tituly, které toto číslo nemají, je nezbytné před digitalizací o toto číslo požádat (což nějaký čas trvá); do budoucna by mělo stačit pouze čČNB
První krok: zjistit, zda titul nedigitalizuje někdo jiný – dotazem v RD: http://www.registrdigitalizace.cz (nutno zkontrolovat podle čČNB, ISSN i různých variant názvu)
- ano, již zdigitalizováno (status dokončeno) – převzít URL, případně dohodnout s digitalizátorem poskytnutí digitální kopie
- ano, status „ve zpracování“ – počkat na dokončení a viz výše
- ano, status „plánovaná digitalizace“ – počkat, nebo se dohodnout s digitalizátorem, na kdy digitalizaci plánuje a zda titul nepřenechá
- ne - rozhodnutí digitalizovat, viz dále
Poznámka: Importní program registru digitalizace kontroluje duplicitní digitalizaci přes identifikátory i shodu autor+název+rok. Pokud je plánováno k digitalizaci větší množství titulů, je možné tento první krok přeskočit a nechat kontrolu na RD - je-li záznam potenciální duplicitou, dostane uživatel zprávu. Více viz http://www.registrdigitalizace.cz/rdcz/uzivatele/index.htm.
Druhý krok: zajistit, aby měl titul čČNB - pokud chybí, zajistit přidělení prostředníctvím SKC
Dotaz v bázi CNB - http://aleph.nkp.cz/cze/cnb
(pokud čČNB již existuje, knihovna přispívá do SKC a využívá nabízené služby SK ČR pro stahování exportů doplněných čČNB ze SKC - viz http://www.caslin.cz/spoluprace/sluzby/ccnb/ - měla by již čČNB mít u většiny záznamů ve své lokální bázi)
a) záznam s čČNB dohledán – je možno digitalizovat, tj. nejprve nahlásit digitalizaci do RD, příp. též do SKC (v případě VISK7 nutno ještě získat pro titul ISSN, pokud ho nemá)
b) záznam s čČNB nedohledán – je třeba získat napřed čČNB
Předpokladem přidělení čČNB je splnění základních podmínek: jedná se o dokument vydaný na území ČR od roku 1801, spadá do dokumentů zpracovávaných pro ČNB. Pro ČNB se zpracovávají veřejně publikované dokumenty, nikoli tzv. šedá literatura (číslo nebude přiděleno diplomovým pracím, propagačním materiálům, návodům, prospektům, firemním časopisům, programům firemních akcí …)
Popisná jednotka je stanovena v souladu s typem dokumentu a požadavky na minimální záznam pro SK ČR.
(číslo nebude přidělováno jednotlivým svazkům seriálu, jednotlivým svazkům vícesvazkového díla bez významných názvů části, monografické řadě/edici, která zahrnuje díla s vlastními názvy. Nelze např. použít pro jednotlivý svazek pokračujícího zdroje číslo přidělené pokračujícímu zdroji jako celku.)
Číslo ČNB lze přidělit jen tehdy, pokud v databázi SKC existuje záznam na titul. Pokud v SKC záznam chybí, musí žadatel nejdříve zajistit jeho doplnění. O čČNB se žádá prostřednictvím formuláře Služby pro knihovny/Evidence digitalizace – viz níže situace 3,5. Ve formuláři uvádějte svou kontaktní e-mailovou adresu, na kterou má být informace o přiděleném čísle odeslána. Pokud knihovna spolupracuje se SK ČR ve specifickém režimu, viz situace 6. (Podrobný postup viz příloha).
Důležitá novinka od r. 2013:
K zaslání hlášení do RD je možno využít též služby SKC "Export záznamů pro RD"
Všeobecné informace k hlášení do RD viz http://www.registrdigitalizace.cz/rdcz/uzivatele/
Jaké se mohou vyskytnout situace ohledně čČNB:
- titul je v lokální bázi, byl zaslán do SKC a má čČNB (do lokálního záznamu bylo přeneseno ze SKC, protože se záznam spojil se záznamem poslaným z NK – přenesení zajišťují programy, musí nastavit systémový knihovník - více viz : http://www.caslin.cz/spoluprace/sluzby/ccnb/
- získat ISSN (pokud je třeba)
- dávkově či přes formulář nahlásit digitalizaci do SKC (příp. včetně předtím získaného ISSN)
- nahlásit digitalizaci do RD - informace k zasílání hlášení viz http://www.registrdigitalizace.cz/rdcz/uzivatele/index.htm; je možno využít i služby SKC "Export záznamů pro RD"
- titul je v lokální bázi, byl zaslán do SKC, ale nemá čČNB, přestože čČNB existuje (může v bázi ČNB záznam být – když nefunguje přenášení údajů do lokální báze, nebo když se lokální záznam se záznamem NK nepotkal)
- doplnit pole 015 zjištěné v bázi ČNB
- dále viz 1
- titul je v lokální bázi, byl zaslán do SKC, ale nemá čČNB, protože čČNB dosud nebylo přiděleno (NK nevlastní dokument nebo ho dosud nezpracovala, ani se do báze ČNB záznam nedostal jinak)
- přes formulář evidence digitalizace nahlásit digitalizaci do SKC, přidat do políčka pro zprávy žádost o čČNB (příp. přidat předtím získané ISSN), doplnit kontaktní e-mailovou adresu
- počkat na vrácení přiděleného čČNB (zajistí NK)
- dále viz 2, 1
- titul je v lokální bázi, ale nebyl zaslán do SKC, nebo dosud není v bázi a pořizuje se pro něj záznam, čČNB již existuje
- vytvořit/dopracovat záznam v lokální bázi (vč. doplnění pole 015 a je-li třeba, též ISSN)
- poslat záznam vč. údajů o digitalizaci do SKC / připsat přes formuláře údaje o vlastnictví a údaje o digitalizaci do cizího záznamu v SKC s čČNB
(Není-li výjimečně v SKC záznam a není možno ho poslat v rámci dávky, poslat potřebné údaje správci SKC e-mailem, aby záznam vytvořil - týká se hlavně malých knihoven a seriálů) - nahlásit digitalizaci do RD
- titul je v lokální bázi, ale nebyl zaslán do SKC, nebo dosud není v bázi a pořizuje se pro něj záznam, čČNB dosud nepřiděleno
- vytvořit/dopracovat záznam (vč. doplnění ISSN, je-li třeba)
- poslat záznam vč. údajů o digitalizaci do SKC a přes formulář evidence digitalizace v SKC přidat do políčka pro zprávy žádost o čČNB / připsat přes formuláře údaje o vlastnictví a údaje o digitalizaci do cizího záznamu v SKC, zde přidat i žádost o čČNB / s žádostí o čČNB poslat potřebné údaje (vč. linku na záznam v lokální bázi) správci SKC e-mailem, aby zajistil vytvoření záznamu v SKC i ČNB
- počkat na vrácení přiděleného čČNB (zajistí NK)
- doplnit pole 015 do lokálního záznamu
- nahlásit digitalizaci do RD
Pokud digitalizátor běžně nepřispívá do SKC, ale je ochoten spolupracovat s RD a chtěl by digitalizaci malého množství titulů nahlásit do RD (digitalizátor není „knihovna“, nemá lokální bázi dodržující standardy ap.), může buď pro tyto potřeby požádat o práva ke službám SKC a využít k doplnění svých údajů formulářů, nebo se pro získání čČNB obrátit na správce SKC e-mailem
(dodat potřebné údaje o titulu a jeho vlastnictví).
Kontaktní osoby za SK ČR pro e-maily s žádostmi o přidělení čČNB:
Seriály: Miroslava Kendeová – miroslava.kendeova@nkp.cz
Monografie: Jan Matějovič – jan.matejovic@nkp.cz
