On-line aktualizace dat v bázi SKC
Formulář umožňuje zapisovat změny odběru včetně odpisů u všech druhů dokumentů (pole 910) přímo do záznamu uloženého v Souborném katalogu ČR. Nelze ukládat nové bibliografické záznamy nebo upravovat bibliografické údaje.
Možnosti: aktualizace odběru periodik -- aktualizace údajů o vlastnictví monografií
K práci s formulářem je potřeba:
- přístup na internet (verze exploreru 5.5 a vyšší)
- sigla a heslo (přidělí správce souborného katalogu)
- proškolení
Knihovny spolupracující na budování SK ČR (on-line) - dílčí báze seriály (seznam zde)
A. Aktualizace odběru periodik pomocí formuláře
Pokud nedošlo ke změnám v odběru periodik, knihovna pouze nahlásí tuto skutečnost správci báze, který změní rok aktualizace u všech knihovnou odebíraných titulů.
Změny v odběru časopisů se zpracovávají následovně:
Na adrese http://aleph.nkp.cz/cze/skc se otevře vyhledávací obrazovka Souborného katalogu ČR
nebo
na adrese http://aleph.nkp.cz/cze/skcp se otevře vyhledávací obrazovka přímo dílčí báze Souborný katalog ČR - Seriály
nebo
na adrese www.caslin.cz/cz se na pravé straně klikne na lupu vedle pole "hledat časopis"
nebo
na http://aleph.nkp.cz se z Přehledu bází vybere báze SKCP
Přihlásit se k práci s formulářem lze jen nad konkrétním vyhledaným záznamem.
1) V bázi Seriály se vyhledá záznam požadovaného titulu
- přes vyhledávání (při vyhledání v celé bázi by se mohlo stát, že najdete titul zpracovaný jako kniha. V takovém záznamu se neotevře formulář pro aktualizaci periodik).
- přes název (nejlépe pomocí Rejstříků)
- přes ISSN (vyhledávání Z různých polí)
2) U vyhledaného záznamu je třeba ověřit všechny údaje o periodiku ve formátu MARC, aby byly údaje o odběru připsány ke správnému titulu.
- název
- variantní názvy
- podnázvy ( příp. i údaje v poznámkách)
- údaje o místě vydání a vydavateli
- roky vydávání v poli 008, 260c (MARC21) / 100, 207, příp. i v poli 210 d (UNIMARC)
- roky odběru musí odpovídat těmto údajům
Zejména při změnách názvů časopisů je nutné prověřit všechny údaje včetně ISSN a roky odběru zapsat do odpovídajících záznamů titulů (tedy i do více záznamů), ale vždy jen roky odpovídající rokům vydávání.
Změní-li časopis název – ověří se ISSN. Při změnách ISSN je třeba údaje o odběru rozepsat do všech návazných titulů podle roků vydávání.
Pokud se ISSN nezmění, bývá tato změna uváděna jako variantní název.
3) V pravé části lišty nad vyhledaným záznamem se zobrazí nabídka Služby pro knihovny. Z nabízených služeb vybereme Aktualizovat záznam. Poklepáním na tuto nabídku se otevře přihlašovací formulář, kde je nutno vyplit siglu (tři velká písmena a tři čísla bez mezery) a přidělené heslo (je třeba rozlišit malá a velká písmena).
Po správném vyplnění se otevře formulář pro aktualizaci, v němž jsou vyplněné údaje z pole 910, pokud už knihovna odběr hlásila. V případě, že knihovna dosud časopis neodebírala (nebo nehlásila), formulář je prázdný.
Formulář nabízí možnost údaje aktualizovat, vymazat nebo jen poslat zprávu
4) Sigla se nevyplňuje – je natažena z přihlašovacího formuláře a zobrazuje se vždy nad formulářem
5) Podpole Identifikační číslo je určeno pro knihovny, jejichž systém umožňuje propojení na konkrétní záznam do lokálního katalogu (jde o údaj zapsaný při zobrazení MARC/UNIMARC v poli 001). Knihovny údaj doplňují až po dohodě se správcem Souborného katalogu ČR. Pokud je v záznamu identifikační číslo vyplněné, podpole se již nezobrazuje.
Při vyplnění Identifikačního čísla se může (díky nastaveným kontrolám) stát, že se objeví tato hláška
Hláška upozorňuje, že knihovna má toto systémové číslo v bázi SKC uvedené již u jiného záznamu. Proto je žádoucí, aby knihovna prověřila, zda opravdu ukládá správné identifikační číslo.
V případě Monografií nelze tuto hlášku překonat, tudíž se dané identifikační číslo k záznamu nepřipíše.
Jinak je tomu u Seriálů.
Zde hlášku překonat lze. Jelikož jsou případy, kdy může dojít k jinému zpracování daného titulu (např. v SKC je titul rozdělen na více záznamů, … ). Potvrdíme, že chceme pokračovat, a formulář nás pustí k uložení Identifikačního čísla i dalších polí, které chceme uložit. I v tomto případě je dobré zkontrolovat, že připisuji správný titul, nebo že k seriálovému záznamu nepřipisuji záznam zpracovaný monograficky.
(Při zasílání záznamů elektronicky se údaj vyplní automaticky při importu do SKC)
V případě jakýchkoliv nejasností neváhejte a kontaktujte správce báze!
6) Podpole Signatura a Signatura studovny se vyplňuje podle potřeby a praxe knihovny. Údaj není povinný, ale z hlediska služeb je žádoucí.
7) Vždy musí být vyplněno podpole roky odběru (nebo svazky, event. obě pole), jinak systém neumožní aktualizaci dokončit. Zároveň sytém kontroluje formu zápisu roků odběru a před vlastním uložením hlásí výsledek kontroly a umožňuje tím opravu ještě před uložením údajů.
Pokud knihovna má k titulu přístup jen (nebo i) online zapíše dostupné roky do řádku s názvem Online příst.
Do podpole Roky odběru se zapisují všechny roky, které knihovna ve svém fondu uchovává, bez ohledu na formu uchovávání. Forma (např. mfš) nebo chybějící čísla apod. se zapisují do podpole Poznámka.
Roky odběru se zapisují ve formě:
- stálý odběr - v podpoli roky se píše 1946-
- přerušovaný odběr- v podpoli roky se píše 1952-67,72-79,90-
- pokud roky odběru přecházejí ze století do století - v podpoli roky se píše 1886-95,1897-1925,1931-2000,03-
Při pokračujícím odběru se systém před uložením zeptá, zda odběr pokračuje v současném roce (roce aktualizace) a automaticky údaj doplní do podpole aktualizace, které se ve formuláři nezobrazuje
- ukončený odběr se uvádí ve formě 1956-60,65-98 (rok aktualizace se neuvádí)
Odebírané svazky/ročníky se ukládají, pokud roky vydání nejsou dostatečně vypovídajícím údajem nebo mohou sloužit jako doplňující údaj. Odebírané svazky/ročníky se vyplňují do podpole Svazky a zapisují se (většinou) bez označení svazků, jen číslicemi:
Svazky:
- 15- stálý odběr
- 1-6,9-12,25- stálý odběr s chybějícími svazky
- 3-27,29-35 ukončený odběr
Do podpole svazky/ročníky lze vyplňovat údaje i následujícím způsobem (např: číslo svazku, ročníku apod., u přehledů, statistik apod. se zapisují roky za který je přehled zpracován - pokud dokument vyjde jiný rok, než za který je zpracován)
Svazek 3 za rok 1953 vyšel v roce 1958
3(1953)- (v nakladatelských údajích bude rok 1958)
nebo 1953-
U integračních zdrojů je vhodnější vyplňovat podpole Svazky termínem aktualizace.
Zápis odebíraných svazků v podpoli Svazky není plně formalizován.
Zápis titulů odebíraných pouze (nebo i) online:
Zapíší se roky, které jsou v knihovně online přístupné stejně jako u běžného odběru do řádku
Online příst.: 2002-
Jedno z těchto podpolí musí být vždy vyplněno, mohou být vyplněna všechna.
8) Pokud v záznamu chybí URL adresa k online zdroji - lze jej zapsat do pole URL - v prvním řádku je nutno vybrat z nabídky návěští, do druhého řádku se píše vlastní adresa. Návěští je možno upřesnit poznámkou (např. od roku 2001). Zápis: http://....... – text upřesnění
9) Údaje o odběru lze v případě vyřazení titulu z fondu zrušit použitím tlačítka Vymazat údaje ze záznamu.
10) V podpoli Poznámka lze uvést že
- jde o mikrofiš (pokud knihovna nezakládá samostatné záznamy) - mfš
- jde o mikrofiš jen v určitých letech) - r. 1965-70 mfš
- titul chodí se skluzem - skluz
- titul je mimo studovnu (je nedostupný)
- některé roky jsou neúplné - neúpl., r. 1980 neúpl.
- chybí konkrétní číslo/a apod. - chybí č. 3,7/1960
- u novin lze vyznačit, kterou regionální mutaci knihovna odebírá
- odběr konkrétní podřady, která nemá samostatný záznam
- pouze běžný rok
- vychází ve školním roce
11) Formulář je doplněn o políčko s názvem Zpráva pro správce báze, do kterého lze napsat připomínky nebo doplňující údaje k bibliografickým údajům záznamu. Správce obdrží informaci v následující podobě:
Odesilatel: sigla
Datum: 10/01/2007
[002391789] (číslo záznamu)
Vlastní text zprávy
Na základě této informace správce údaje ověří a doplní do záznamu.
Zprávu lze odeslat i v případě, že knihovna dokument nevlastní, jen chce upozornit na chybu v bibliografických údajích.
12) Použitím tlačítka OK se potvrdí údaje, systém před vlastním uložením oznámí, že odběr pokračuje v roce nebo že je odběr ukončen a pokud v zápisu nejsou žádné chyby, údaje uloží a tuto skutečnost ještě oznámí informací, že údaje byly uloženy na server.
13) Pokud dojde ke krátkodobému přerušení, při návratu do Souborného katalogu ČR se zpracovatel nemusí znovu hlásit – systém si ho „pamatuje“.
14) Při delším přerušení práce je potřeba se znovu přihlásit.
15) Pokud roky odběru přesahují roky vydávání vyhledaného titulu, je třeba vyhledat navazující tituly a roky odběru zapsat do těchto záznamů.
16) Pokud záznam na požadovaný titul chybí, je třeba tuto skutečnost nahlásit správci souborného katalogu (nejlépe se všemi potřebnými údaji: název, ISSN, místo vydání, vydavatel, země vydání a roky odběru - a siglu knihovny) a správce záznam do báze zpracuje. V případě, že knihovna dodává záznamy elektronicky, pošle nový záznam do Souborného katalogu ČR.
17) Pokud se údaje po uložení v bázi neobjeví (může trvat i delší dobu), obraťte se prosím na správce báze, ale údaje znovu nezapisujte.
18) Pokud Vám systém hlásí Záznam nelze aktualizovat, zkuste si zobrazit záznam ve formátu MARC a zkuste to znovu.
19) Hlásí-li systém Záznam nelze aktualizovat – kontaktujte správce souborného katalogu, využijte nabídku Kontaktujte správce souborného katalogu. Poklepáním na podtrženou informaci se otevře e-m dopis, ve kterém můžete zaslat informaci správci báze (uveďte název dokumentu a ISSN nebo systémové číslo záznamu, který nelze aktualizovat). (Při zobrazení záznamu ve formátu MARC se objeví BAS. Záznam skutečně nelze aktualizovat, správce jej musí upravit).
***
Informace o záznamech, u kterých je knihovna v Souborném katalogu ČR připsána jako odběratel lze zjistit pomocí Vyhledávání CCL: do vyhledávacího rámečku se napíše vd=sigla
Pokud Vás způsob aktualizace pomocí formuláře zaujal, obraťte se na adresu miroslava.kendeova@nkp.cz, nebo využijte jiný kontakt uvedený na našich webových stránkách.
B. Aktualizace údajů o vlastnictví monografií a ostatních druhů dokumentů pomocí formuláře
Pomocí formuláře lze nejen doplnit informace o vlastnictví dokumentu přímo do databáze SKC (do Souborného katalogu ČR), ale jednoduchým způsobem lze siglu ze Souborného katalogu ČR i vymazat.
Na adrese www.caslin.cz se otevře báze SK ČR nebo Knihy
nebo na aleph.nkp.cz/cze/skc – Souborný katalog ČR
nebo na aleph.nkp.cz – Přehled bází – báze SKC
Přihlásit se k práci s formulářem lze jen nad konkrétním vyhledaným záznamem.
Odepsání nebo připsání vlastnictví do záznamu v Souborném katalogu ČR:
1) v bázi se vyhledá konkrétní záznam
2) v pravé části lišty nad vyhledaným záznamem se zobrazí nabídka Služby pro knihovny. Z nabízených služeb vybereme Aktualizovat záznam. Poklepáním na tuto nabídku se otevře přihlašovací formulář, kde je nutno vyplnit siglu (tři velká písmena a tři čísla bez mezery) a přidělené heslo (je třeba rozlišit malá a velká písmena).
3) Otevře se formulář pro aktualizaci monografií a speciálních druhů dokumentů.
4) Siglu knihovna ze záznamu Souborného katalogu ČR odepisuje při vyřazení posledního výtisku z fondu knihovny.
- v otevřeném formuláři se označí nabídka Vymazat údaje ze záznamu
- potvrdí se OK
Tento způsob nelze použít pro hromadné odepsání vyřazeného fondu (k tomu je určena Oprava údajů v poli 910 / Odpis sigly).
5) Pro připsání sigly do záznamu nemusíme v otevřeném formuláři nic měnit a zapisovat.
Použitím tlačítka OK se potvrdí údaje, systém před vlastním uložením oznámí, že není uvedeno identifikační číslo a signatura, po potvrzení tlačítkem OK ještě systém oznámí informací, že údaje byly uloženy na server. Sigla je v záznamu připsána
6) Pomocí formuláře lze do záznamu doplnit (a to i k už uložené sigle knihovny):
- identifikační číslo (v záznamu uvedeno v poli 001), které umožňuje propojení do lokálního katalogu
- signatura/signatury (zapisuje se každá signatura do samostatného řádku)
- počet svazků (užívá se pro vícesvazková díla)
- poznámka (o uložení svazku apod. nikoli doplňující bibliografické údaje!)
7) nebo využít Zprávu pro správce báze, která umožňuje zaslat informaci o doplňujících bibliografických údajích k vyhledanému záznamu, upozornit na chyby, duplicity apod. Pokud se knihovna nechce připsat nebo už v záznamu je, je nutné označit ve formuláři nabídku Pouze zpráva.
Informaci o záznamech, u kterých je knihovna v Souborném katalogu ČR připsána jako odběratel lze zjistit pomocí Vyhledávání CCL: do vyhledávacího rámečku se napíše vd=sigla. Pokud se vyhledává v celé bázi je dobré pro rychlejší vyhledání vymezit knihy (=bk) nebo seriály (=se).
